Wie prüfe ich die Verfügbarkeit der Teilnehmer Während meiner Ereignisse?

Sie können die Verfügbarkeit der Teilnehmer während der von Ihnen erstellten Ereignisse prüfen. Die Funktion zum Prüfen der Verfügbarkeit ruft die Zeitfenster der Kalender aller Teilnehmer ab und stellt eine grafische Schnittstelle mit den Zeitfenstern dar, die für alle Teilnehmer geeignet sind.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Verfügbarkeit der Teilnehmer während Ihrer Ereignisse zu prüfen:

1. Erstellen Sie das Ereignis und fügen Sie die Teilnehmer für das Ereignis hinzu. Siehe auch Wie erstelle ich ein Ereignis?

   Die Teilnehmer werden im Fenster Personen und Ressourcen angezeigt.

2. Nachdem Sie die Teilnehmer hinzugefügt haben, klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen.

   Das Fenster Verfügbarkeit mit den folgenden Optionen wird angezeigt:

   • Eine Legende, die die verschiedenen Farbcodes anzeigt, die verwendet werden, um den Status eines Teilnehmers an dem Ereignis gemäß dem Kalender anzugeben.

     Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:

     • Bestätigt: Der Teilnehmer hat zu dieser Zeit keine Termine und ist verfügbar.

     • Beschäftigt: Der Teilnehmer ist zu dieser Zeit beschäftigt.

     • Nicht verbindlich: Der Status des Teilnehmers ist nicht verbindlich, d. h. der Teilnehmer ist zu dieser Zeit möglicherweise verfügbar.

     • Unbekannt: Die E-Mail-Adresse des Teilnehmers konnte nicht bestätigt werden. Daher stehen die Kalenderinformationen nicht zur Verfügung.

   • Aus Adressbuch hinzufügen: Ein Link, um mehr Benutzer aus dem persönlichen oder unternehmensweiten Adressbuch hinzuzufügen. Sie können mehrere Teilnehmer zu dem Ereignis hinzufügen, indem Sie die Teilnehmer aus Ihrem persönlichen oder dem unternehmensweiten Adressbuch hinzufügen.

   • Am unteren Rand des Fensters Verfügbarkeit stehen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:

     • Zeit automatisch auswählen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um automatisch das erste verfügbare Zeitfenster auszuwählen, dass für alle Teilnehmer an dem Ereignis geeignet ist. Das Zeitfenster ist im verfügbaren Bereich mit einer grünen Umrandung markiert.

     • Früher, später: Um andere Zeitfenster auszuwählen, in denen die Teilnehmer verfügbar sind, verwenden Sie die Schaltflächen Früher und Später.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeit automatisch auswählen, um nach dem ersten verfügbaren Zeitfenster zu suchen, in dem alle Teilnehmer verfügbar sind.

   Sie können ein späteres oder früheres Zeitfenster auswählen, indem Sie auf die Schaltflächen Später oder Früher klicken.

4. Klicken Sie auf Annehmen, um die Zeit des Ereignisses festzulegen, wenn Sie ein geeignetes Zeitfenster zur Organisation des Ereignisses gefunden haben.

   Die Attribute des Ereignisses werden auf der Grundlage des ausgewählten Zeitfensters festgelegt.